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美居师漆具

肇庆市美居师漆具有限公司
 

美居师的信息化“求索路”

——肇庆市美居师漆具有限公司信息化应用故事

企业许总在尝试了局部业务流程“改良”后,更要从整体业务管理、ISO质量管理、人力资源管理方面对美居师上上下下进行全面的“革命”,他只说了七个字:“任何人都要支持。”其结果是:美居师2009年的产量比2008年有了300%的增长,这着实令许多出口外销企业惊叹不已。

深秋,广东肇庆市美居师漆具有限公司(以下简称“美居师”)展厅。展示架上,一排排摆放整齐的油漆刷、油漆滚架在阳光的照射下显得十分安静、耀眼、醒目,让人马上联想到美居师的主人对企业管理的井井有条。

 

在一间诺大的仓库门口,几个装卸工人正在忙碌着。罗经理指着三个大型集装箱向我们介绍到:“今天是周末,明天海关不上班,我们要多装一个货柜赶过去。现在,我们的订单比去年翻了两翻,快忙不过来啦。”罗经理在美居师一直主管产品工程技术,今年对他和全体美居师员工而言是大展身手的一年。

随后,我们在财务陈经理的带领下,走进了她的办公室。在这间不到十平米的屋子里,摆放着五台电脑,陈经理告诉我们:“在畅捷通T6实施上线的那半个月中,我们10余位各个业务线的负责人,3位科力的工程师一起“革”了企业业务管理的“命。””陈经理嘴里说的“革命”,在整个美居师人心里恐怕没有人会忘记,大家都对发生在2008年年初企业的那场ERP革命记忆犹新。美居师从当初的仅仅五台电脑能够发展到现在同时用四、五十台电脑对企业进行管理,其中变化之大,连陈经理都始料未及。

一次改良:带来契机

回想起来,当时美居师做ERP,确切地说是仅仅用ERP的一部分来管理企业财务的主要原因,是为了提升财务部门的工作效率和管好企业的现金流。公司一直处在快速发展期,08年大多数外销型企业订单数量大跳水,而美居师凭借过硬的产品质量使得订单量不降反升。大批如雪片般的订单背后,何时能真正给客户交货也成了企业许总心中最放不下的事儿。许总在关注订单交期的同时,也和绝大多数企业家一样,想把企业的财务管好,成本核算搞好,这些都关系到企业的现金流。现金流是企业的命脉,管好现金流就相当于管好了整个企业。

企业有3个大类的产品,2千多种规格型号,半成品有5000种左右,物料更是达到了8000种之多,公司产品的80%用于出口。

他们首先应用了ERP中最初级的财务产品对企业进行管理。由于基础数据和库存准确性不高,美居师在财务成本核算上可谓艰难重重,从手工到财务系统的正式应用花了半年时间,这其中有5个月是在整理基础数据中度过的。通过这次对财务成本工作的“改良”,成本计算的准确性比手工上有了非常大的提高,在高兴之余,许总还是倒吸了一口凉气。

各种隐患显露端倪

有一天,公司商务部收到传真,客户说有款产品的手柄颜色变浅了。这在大多数漆具生产厂商看来是个很小的问题,不就是颜色浅了点嘛,况且是手柄,不影响使用。金融危机发生后,国外客户的订单减少了很多,但美居师的订单却大幅增加。许总在逆市中还做出了扩大规模,兼并两个濒临倒闭的工厂的决策,正是出于许总对美居师产品质量出众的信心。这次,一向将质量视为企业生命的美居师居然出现了产品质量问题,无意是一个严重的事件,许总立刻把全部相关人员都叫来开会,寻找问题出现的根源。这批手柄上贴的标签是用环保料进行生产的,环保料有一个自动降解的过程,颜色有可能会自动变淡,这种情况按规定都是要按照订单产品用料的不同提前和客户解释的。发生这次客户致疑事件的根本原因是企业内部信息互通不顺畅,生产用料品种情况没有及时被反馈到客户服务部门,才引发了这次的客户投诉事件,问题的焦点最终定格在内部业务信息的互通上。

美居师决定将这批产品全部召回,重新更换标签发给客户,同时向客户就标签颜色变浅的原因做出解释。那批产品全部被召回并重新组织标签替换后发货,只用了不到一个月时间,可以说处理得很漂亮。当所有人都在逐渐淡忘这件事的时候,许总却发现,有些事情并非是人力所能的,即便是人力能够做到,那也要付出很大的代价。

08年的金融危机,对出口型企业影响最大,美居师也感到阵阵寒意。如何渡过难关成为摆在公司决策人员面前的一个难题。经过深思,许总下定了决心:对外,扩大规模,在保持国外市场的同时开拓国内市场;对内,提升内部管理、开发新品种。产品有了过硬的质量,使得企业订单如雪片般飞来,订单增多后,企业往往更加关注客户订单的及时交付情况。

要保证企业订单的及时交付,需要企业各个业务部门协调配合,这在美居师也不例外。但许总却敏锐地发现了企业内部存在的各种隐患所在:采购部门给供应商付款时要在一大箩单据中查找相对应的入库验收单,效率非常低;对与同一种材料,由于料号编码不能达到统一,不同部门的人会认为是不同的材料,造成领料错发、库存积压;原来销售订单写好后,要被派到车间去,这就需要一定的时间,车间手工算完这批订单需要多少原料再传给采购部门去采购,再加上各个部门对材料的名称和编号不统一,不免会导致采购问题的出现,等过了一个月才发现错误,造成延期交付那就太迟了……

再有,美居师境外的客户很多,他们对企业的要求也是非常严格的。为保证自己的权益,他们每年会来企业做1到2次的“验厂”,主要看企业材料供应方面和生产工序方面的工作,有时对企业的厂房、配套设施建设等方面也要进行实地考察。如果有他们认为不太合格的地方,可能就会放弃与企业签定的订单,有的大客户甚至对每批出厂的货还需要进行检验。

一次,在美居师厂区内,几个欧洲人正拿着一撂表格在工厂各个角落忙碌着,一个欧洲客商在企业原料仓停了下来。客户对企业的要求都是很苛刻的,在所有来美居师“验厂”的客户中,竟然有80%的客户对企业物料的采购期表现出浓厚的关注度,看哪批物料是什么时候来的,采购的量是否会在这个周期生产完,他们关注企业会不会用积压的物料生产产品给我用?他们都希望自己拿到的产品是最优质的,就算是漆具没有保质期限制,客户也同样希望自己的产品是用企业最新采购进的原材料制作的。最让美居师头疼的是,如果知道了生产某批产品用的是去年积压下来的原料,客户也许会从此减少与企业的签单量,在他们看来,控制不好原料采购的企业,是管理混乱的企业,产品质量无疑也不能得到很好的保证,更何况订单的准时交付了。

油漆刷子的生产周期是一周,国内物料采购的周期又比较长,为一个月左右。生产人员在算采购计划的时候,又很少考虑库存量,一旦控制不好采购的量就容易造成物料积压,使客户产生上述“验厂”时对企业生产所用物料的担忧;企业库存、原料、产成本等占用资金共1千多万左右,月销售额100多万,周转期短,为保证生产,原料库存量还要跟的上。在这种情形下,想要把企业原料采购量控制在最合理的范围内,就变得非常困难了。有一个月在分批抽检统计中,某批采购的原料竟然存在2%的积压。罗经理的说得很形象:“某种意义上,可以说库存是我们自己买回来的。”采购和库房人员也无法搞清这一批库存原料到底是上一批哪个产品没用完的,就更不要提月底精细的财务核算了。

“求索”路上豁然开朗

产品质量上去了,订单也增多了,但订单的及时交付是摆在眼前的最急需解决的问题。想到这些,许总的思路开始慢慢凝固起来,直到他把发生在企业身上的这些问题都串联起来考虑的那一刻,仿佛那层坚冰才渐渐开始碎裂。随后,许总的思路才慢慢流畅了起来,这些看似独立发生的事件,实际上都是有它们的必然性的。对一家制造型企业而言,保障企业生产环节的顺畅运行无疑是维系企业命脉的关键。基础数据和库存准确性不高、各种原材料的采购周期不同,从做采购计划、物料需求计划,到物料入仓,然后安排生产,这其中哪一个环节出现偏差都会直接影响到企业的效益。许总突然意识到,单靠事后对现金流进行分析是远远不够的,要想提高企业的利润,只是凭借对某个业务环节的简单“改良”是永远达不到企业产值翻番的预期的。深思熟虑后,许总选择借助信息化手段进行美居师内部管理。

“我们认识到对公司进行信息化改造,发掘和提升生产力已变得刻不容缓,信息化是公司迟早都要迈过的一道坎儿。”许总回忆,在走出了ERP第一步“改良”财务核算工作后,既然没有回头的可能性,他索性就带着美居师人走到底,进行企业业务管理的“革命。”然而,这在最初只是个美好的愿望,当时公司上下对ERP的认知和理解还普遍不够,为了尽快熟悉ERP的理论和体系,公司抽调各部门负责人成立了信息化攻关小组。一时间,新华书店里有关ERP的书籍竟被他们垄断性地购走,后来有人讲,那段时期是他们在进行“ERP大跃进。”他们红着眼睛都要跟那要命的ERP过不去,在与科力3位工程师同呼吸共命运三个月后,美居师一口气梳理了十几个内部主要流程,借助畅捷通T6-企业管理软件把企业各个业务部门都串联了起来,尤其是规范了企业作业流程化和标准化。

现在,各个部门可通过畅捷通T6-企业管理软件这个平台对各项企业业务进行快速的反应,就此打破了信息孤岛,实现了部门间业务信息的共享。应用ERP以后的直接效果是,美居师2009年的产量比2008年有了300%的增长,常规漆具的生产从以前的最长一周半缩短到一周,复杂的月末成本计算现在只需要2天就能够完成。这些数字终于让美居师体会到了“阳光灿烂”的快乐,许总也放远了眼光,在今年要对企业进行转型,在兼顾海外市场的同时,加大力度主攻国内市场。




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